Comment répondre à une demande de consultation ?

Les termes employés dans l'article ci-dessous correspondent à iSYBUY. Pour trouver des équivalences iBAT, cliquez sur ce lien. 

Vous venez de recevoir dans votre messagerie un email d'un de vos clients, vous invitant à répondre à une demande de consultation via iSYBUY. Qu'est-ce que c'est ? Comment ça fonctionne ? Où cliquer ? On vous explique tout juste ici !

iSYBUY est un logiciel de gestion de projet pour les entreprises du BTP. L’application de consultation pour les appels d’offres projets et les contrats cadres permet aux managers du BTP de simplifier leurs consultations et de suivre leur avancement en temps réel.

L'atout principal ? Elle permet aux acheteurs et conducteurs de travaux de consulter plus rapidement les entreprises grâce à un comparatif automatique des offres. Le module Consult fournit une vision globale et en temps réel des consultations.

Au programme de cet article :

• Le mail d'invitation
• Analyse de la consultation
• Répondre dans iSYBUY
• Répondre dans Excel
• Refuser de participer
• Soumettre l'offre
• Modifier une offre déjà soumise
• Aide

Le mail d'invitation

Ci-dessous, un aperçu du mail que vous avez reçu.

Vous pouvez également recevoir un mail de relance envoyé automatiquement à partir d'une certaine date, définie par le pilote de la consultation. Il a alors le format ci-dessous.

Pour répondre à une consultation directement dans iSYBUY, il faut depuis un de ces mails cliquer sur l'encadré vert "Ouvrir la consultation !" ou sur le "N° de Consultation".

Attention ! Après la "Date limite de remise d'offre" indiquée dans le mail de relance, vous n'aurez plus accès à la consultation et vous ne pourrez donc plus proposer de réponse. 

Analyse de la consultation

Vous verrez ci-dessous l'écran qui s'affiche, on distingue deux blocs principaux :

• Le premier, sur lequel vous pouvez retrouver les informations principales, coordonnées utiles et pièces jointes de la consultation : l'entreprise du demandeur (a), le titre du lot de consultation (b), l'état et le n° de version (c), la date limite de remise d'offre (d), les  coordonnées des pilotes (e),  le titre du projet/nom du chantier (f), les commentaires (g) et les documents joints (j).
• Le deuxième bloc qui concerne le descriptif du lot de consultation contient : le besoin du client (h) et la proposition de réponse à renseigner (i).

Une fois que vous avez bien analysé la consultation, trois options s'offrent à vous : 

• Vous pouvez renseigner votre réponse directement dans iSYBUY
• Vous pouvez exporter/importer le lot de consultation au format iSYBUY dans Excel pour saisir votre réponse
• Vous pouvez ne pas participer à la consultation

Répondre dans iSYBUY

Si vous renseignez votre réponse dans iSYBUY, vous pouvez saisir pour chaque ligne du besoin une désignation, une référence, un fabricant, une quantité (préremplie), une unité (préremplie), un prix unitaire et des commentaires. Toutes les cellules où vous pouvez saisir une donnée sont blanches. L'enregistrement des données est fait automatiquement.

En cliquant sur le "+" de la colonne "Actions" (a) vous pouvez choisir entre :

• Décomposer la ligne (pas de limite par ligne) : répondre à la demande avec plusieurs produits
• Proposer une variante (pas de limite par ligne) : proposer une alternative au produit demandé
• Joindre une pièce jointe (saisir un prix unitaire au préalable)

Pour supprimer une variante/décomposition, cliquer sur la "croix rouge" dans la colonne "Actions" (b). Vous pouvez joindre des pièces jointes au lot de consultation à l'aide du "Glisser/déposer" ou en les ajoutant depuis leur emplacement de stockage. (c)

Si vous souhaitez effacer toutes les données renseignées, cliquer sur "réinitialiser les informations". (d)

Remarques :

Vous pouvez masquer/afficher les informations générales du lot de consultation en cliquant sur "-/+ Infos" (a)
Il se peut que le "Besoin client" comporte davantage de colonnes contenant des informations complémentaires pour chaque ligne. Les colonnes supplémentaires par défaut sont "Commentaires" et "F.T" (indique si le client requiert des fiches techniques). Vous pouvez masquer/afficher ces colonnes en cliquant sur "colonnes". (b)

Répondre dans Excel

Si vous souhaitez exporter/importer le lot de consultation au format iSYBUY dans Excel pour saisir votre réponse, vous pouvez cliquer sur "Export/Import Excel" puis "Exporter au format iSYBUY dans Excel" (1).

Ceci entraînera l'ouverture du lot de consultation dans Excel, vous pouvez alors saisir vos informations dans chaque colonne du bloc "Proposition entreprise consultée" (une désignation, une référence, un fabricant, une quantité, une unité, un prix unitaire et des commentaires). 

Pour proposer une variante ou une décomposition, vous pouvez rajouter des lignes dans le fichier Excel exporté au format iSYBUY, il faut alors renseigner  "v" ou "d" dans la colonne "v si Variante, d si Décomposition" pour que cette nouvelle ligne soit intégrée lors de l'import depuis le format iSYBUY Excel. 

Attention ! Vous ne pouvez pas rajouter de colonnes dans le fichier Excel exporté au format iSYBUY, autrement, vous ne pourrez pas importer votre réponse dans iSYBUY car le fichier Excel ne sera plus au bon format.  

Pour importer votre proposition dans iSYBUY, cliquer sur "Export/Import Excel" puis "Importer au format iSYBUY depuis Excel" (2). Une fenêtre s'ouvre alors, dans laquelle vous pouvez soit glisser/déposer ou "Choisir" le fichier de réponse à la consultation à charger (1). Une fois le chargement terminé, cliquer sur "Retour à la réponse" pour visualiser le rendu dans iSYBUY (2).

Vous trouverez ci-dessous, un aperçu d'une réponse de consultation importée au format iSYBUY depuis Excel.

Remarque :
Vous pouvez également saisir vos informations dans le fichier Excel au format iSYBUY et réimporter les données en faisant un copier/coller ("Ctrl+C" pour copier les cellules des colonnes de la "Proposition entreprise consultée" et "Ctrl+V" pour coller dans la 1ère cellule de destination).

Refuser de participer 

Si vous décidez de ne pas participer à la consultation, vous pouvez indiquer un commentaire avant de valider en cliquant sur "Refuser la consultation". Un mail sera alors envoyé aux pilotes pour les informer de votre réponse et le lot de consultation ne sera plus disponible qu'en lecture seule. Automatiquement, le statut du lot de consultation va se mettre à jour en "Refusée". 

Soumettre l'offre 

Une fois votre réponse saisie dans iSYBUY, il ne vous reste plus qu'à "Soumettre votre proposition".

Après avoir vérifié les données renseignées, cliquer sur "Soumettre votre proposition" (1). Une fenêtre s'ouvre alors, dans laquelle vous pouvez renseigner un "Commentaire" (2) qui apparaîtra dans le texte du mail envoyé au pilote de la consultation. Cliquer enfin sur "Soumettre la proposition" (3). 

Un mail sera alors automatiquement envoyé afin d'informer le client que vous avez répondu au lot de consultation et le statut va se mettre à jour en "Offre reçue" (l'heure et la date de la réponse seront communiquées au client). 

Ainsi, en quelques clics vous pouvez donner entière satisfaction à votre client, et si besoin, vous pouvez à tout moment retrouver les informations du lot de consultation dans votre espace iSYBUY !

Attention ! Si vous n'avez pas joint une fiche technique pour chaque ligne du besoin client où elle est indiquée comme obligatoire, vous aurez le message d'alerte ci-dessous lorsque vous cliquez sur "Soumettre votre proposition". 

Modifier une offre déjà soumise

Si vous souhaitez modifier votre réponse dans iSYBUY après avoir soumis votre offre, vous pouvez le faire tant que la date limite de remise de l'offre définie par le pilote n'est pas dépassée. A partir du premier mail d'invitation reçu cliquer sur "Ouvrir la consultation !". Vous pouvez saisir vos modifications directement dans iSYBUY ou depuis Excel. Puis, vous devez à nouveau "Soumettre votre proposition" afin d'enregistrer ces modifications et informer le pilote de la consultation.

Attention ! Toutes modifications écrasent les anciennes données dès lors que vous soumettez à nouveau votre proposition.  

Aide

Toutes les informations décrites dans cet article sont également résumées dans iSYBUY, pour y avoir accès lors de votre proposition de réponse cliquer sur " ? Aide" en haut à droite de l'écran. 

 Vous avez encore d'autres questions auxquelles nous n'aurions pas pensé ? Soumettez-nous votre demande en nous écrivant à cette adresse. Merci !

Mots clés liés à l'article : 

Réponse - consultation - aide - modifier - accepter - refuser - Excel - soumettre - offre