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Que faire si ma commande est bloquée en attente d'approbation ?

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Florian BATISSOU
  • Mise à jour

Les termes employés dans l'article ci-dessous correspondent à iSYBUY. Pour trouver des équivalences iBAT, cliquez sur ce lien.

Objectif de l'article

Cet article explique le parcours complet d'une commande soumise à approbation dans iSYBUY : comment se déroule la validation interne chez le client, comment identifier une commande bloquée, comment relancer un approbateur, ce qui se passe une fois la commande transmise au fournisseur, et comment un administrateur peut intervenir si nécessaire.

Cette fonctionnalité est particulièrement adaptée aux acheteurs, demandeurs, approbateurs et administrateurs souhaitant comprendre et débloquer une commande à n'importe quelle étape de son cycle de vie.

👤 Profils concernés

  • Demandeur / acheteur : suit l'avancement de sa commande et relance si besoin.
  • Approbateur : valide ou refuse les commandes qui lui sont soumises depuis son tableau de bord.
  • Administrateur iSYBUY côté client : paramètre le circuit d'approbation, gère les délégations et débloque les situations exceptionnelles.

✅ Prérequis

  • Disposer d'un accès au menu Commandes pour consulter le statut et l'historique d'une commande.
  • Pour modifier un circuit d'approbation ou substituer un approbateur : disposer du rôle Administrateur.

Au programme de cet article

⚙️ Comprendre la validation interne d'une commande

Avant de rechercher un blocage, il est utile de comprendre comment se déclenche et se déroule la validation interne d'une commande chez le client.

Comment se déclenche le circuit d'approbation

  1. À la création de la commande, iSYBUY compare automatiquement le montant de la commande au(x) seuil(s) paramétré(s) sur le parcours d'approbation et, le cas échéant, au seuil individuel du demandeur.
  2. Si le montant dépasse le seuil applicable, la commande passe automatiquement au statut « En attente d'approbation » et le circuit se déclenche.
  3. Si le montant est couvert par le seuil du demandeur, la commande est validée directement, sans passage par un approbateur.

Comment se déroule la validation

  • Le parcours peut comporter un ou plusieurs niveaux d'approbation, définis par l'administrateur dans le paramétrage (menu Administration).
  • Les niveaux sont validés successivement : la commande n'avance au niveau suivant qu'une fois le niveau en cours approuvé, et elle revient au niveau précédent en cas de refus.
  • Chaque approbateur reçoit une notification et retrouve les commandes qui lui sont soumises dans son tableau de bord Commandes à approuver.
  • Chaque action (approbation, refus, relance, délégation) est tracée dans l'historique de la commande, avec la date, l'utilisateur et le détail de l'action.

Statuts possibles pendant la validation interne

  • En cours de saisie
  • En attente d'approbation (niveau x / n)
  • Approuvée
  • Refusée (avec retour éventuel au demandeur pour modification)

🧭 Vérifier le statut d'une commande en attente d'approbation

Pour savoir où en est votre commande dans le circuit d'approbation :

  1. Rendez-vous dans le menu Commandes et ouvrez la commande concernée.
  2. Consultez le statut de la commande : s'il affiche « En attente d'approbation », le circuit est actif.
  3. Dans la section Historique / Suivi de la fiche commande, identifiez à quel niveau d'approbation la commande est bloquée et quel approbateur est attendu.

ℹ️ Comportement si le montant est inférieur au seuil d'approbation Si un utilisateur dispose d'un seuil configuré (ex : 5 000 €), il peut passer des commandes en dessous de ce montant sans déclenchement du circuit. Le message « cette commande nécessite une approbation » peut parfois s'afficher même sous le seuil — ce comportement connu a été signalé à l'équipe technique. En cas de doute, vérifiez le seuil configuré dans la fiche utilisateur.

🔁 Relancer manuellement un approbateur

iSYBUY n'envoie pas de relance automatique aux approbateurs. Pour relancer manuellement :

  1. Identifiez l'approbateur attendu depuis la fiche commande (section Historique).
  2. Contactez-le directement par mail ou messagerie interne en lui communiquant le numéro de commande et le lien direct vers la commande dans iSYBUY.
  3. L'approbateur peut se connecter à iSYBUY et valider ou refuser la commande depuis son tableau de bord Commandes à approuver.

⚠️ Approbateur absent ou injoignable Si l'approbateur est absent et qu'aucune délégation n'a été configurée, seul un administrateur peut intervenir pour modifier le parcours d'approbation ou substituer l'approbateur. Rapprochez-vous de votre administrateur iSYBUY interne.

📦 Ce qui se passe quand la commande est en attente chez le fournisseur

Une fois la validation interne terminée, la commande n'est pas encore close : elle doit encore être acceptée par le fournisseur. Cette étape est distincte du circuit d'approbation interne et suit sa propre logique.

Transmission au fournisseur

  • Une fois approuvée en interne, la commande est transmise au fournisseur selon le canal paramétré (envoi automatique par mail, portail fournisseur ou échange EDI selon le fournisseur).
  • Le statut de la commande passe alors à « Envoyée au fournisseur ».

Statuts possibles côté fournisseur

  • Envoyée : la commande a été transmise, aucune réponse du fournisseur n'a encore été enregistrée.
  • Accusée réception : le fournisseur a confirmé la bonne réception de la commande.
  • Confirmée / acceptée : le fournisseur valide les conditions (quantités, délais, prix) et s'engage à livrer.
  • Refusée / contestée : le fournisseur signale un écart (prix, référence, délai) ; la commande doit alors être revue avec l'acheteur avant renvoi.

Que faire si le fournisseur ne répond pas

  1. Consultez la fiche commande pour vérifier la date d'envoi et le statut affiché.
  2. Contactez directement le fournisseur (comme pour une relance classique) en lui communiquant le numéro de commande.
  3. Si le fournisseur reste injoignable ou si la commande doit être modifiée après envoi, rapprochez-vous de votre service achats ou de votre administrateur, qui pourra décider d'annuler ou de réémettre la commande.

⚠️ Contrairement à la relance d'un approbateur interne, l'attente côté fournisseur ne bloque pas d'autre commande : chaque commande suit son propre statut fournisseur indépendamment des autres.

🛠️ Modifier ou substituer un approbateur (rôle administrateur)

Un administrateur de votre organisation peut intervenir sur le circuit d'approbation des façons suivantes :

  • Configurer une délégation : en cas d'absence prévisible, l'approbateur ou l'administrateur peut paramétrer une délégation dans la fiche utilisateur, afin que les demandes soient redirigées vers un remplaçant.
  • Modifier le parcours d'approbation : l'administrateur peut mettre à jour la liste des approbateurs dans le paramétrage du parcours (menu Administration).
  • Débloquer une commande spécifique : si la commande doit être débloquée en urgence sans modifier le parcours global, contactez le support iSYBUY à support@ibat-solution.com en précisant le numéro de commande et le motif.

👍 Bonnes pratiques

✅ Vérifier le seuil individuel configuré avant de s'étonner du déclenchement (ou non) du circuit.

✅ Anticiper les absences prévisibles des approbateurs en configurant une délégation.

⚠️ Ne pas multiplier les relances rapprochées auprès d'un même approbateur ; privilégier un message unique avec le lien direct de la commande.

⚠️ Vérifier le statut fournisseur avant de relancer une commande déjà envoyée, pour éviter les doublons de relance.

⛔ Cas particuliers

  • La commande a été annulée par erreur : une commande annulée ne peut pas être réactivée. Il faudra passer une nouvelle commande.
  • Le circuit est configuré mais ne se déclenche pas : vérifiez que le montant de la commande dépasse bien le seuil configuré sur le parcours d'approbation, et que l'utilisateur ne dispose pas d'un seuil individuel plus élevé dans sa fiche utilisateur.
  • Plusieurs niveaux d'approbation : si le parcours comporte plusieurs niveaux, chaque niveau doit être validé successivement. La commande avance d'un niveau à chaque validation et revient au niveau précédent en cas de refus.
  • Commande refusée par le fournisseur après approbation interne : la commande doit être corrigée par l'acheteur puis renvoyée ; elle ne repasse pas automatiquement par le circuit d'approbation interne sauf si le montant est modifié au-delà du seuil.

❓ FAQ

Je ne vois pas ma commande dans mon tableau de bord d'approbation. → Vérifiez que le circuit d'approbation vous a bien attribué comme approbateur pour ce niveau, et que le montant de la commande dépasse le seuil configuré.

Le circuit d'approbation ne se déclenche pas alors qu'il est paramétré. → Vérifiez que le montant de la commande dépasse bien le seuil du parcours d'approbation, et que l'utilisateur ne dispose pas d'un seuil individuel plus élevé dans sa fiche utilisateur.

Ma commande est validée en interne mais rien ne se passe : est-ce normal ? → Oui : une fois approuvée, la commande est transmise au fournisseur et passe au statut « Envoyée ». Le délai de traitement dépend ensuite du fournisseur, pas d'iSYBUY.

Comment savoir si le fournisseur a bien reçu la commande ? → Consultez le statut de la commande : « Accusée réception » confirme que le fournisseur l'a bien reçue.

Le fournisseur conteste la commande, que dois-je faire ? → Rapprochez-vous de l'acheteur pour corriger la commande (prix, quantité, délai) avant de la renvoyer.

Vous avez encore d'autres questions ? Écrivez-nous à support@ibat-solution.com.

Mots clés liés à l'article : Approbation - circuit - relance - approbateur - attente - commande bloquée - validation - validation interne - parcours - seuil - délégation - fournisseur - accusé réception