Données complémentaires dès la première étape du panier.
Cet article explique comment renseigner les données complémentaires (familles d'achat, codes comptables, activités et références externes) directement à l'étape 1 du panier, grâce aux nouvelles fonctionnalités de guidage et de saisie en masse disponibles pour tous les paniers hors Demande d'Achat.
Au programme de cet article
- À quoi servent les données complémentaires
- Profils concernés
- Prérequis et conditions d'affichage
- Accéder aux données complémentaires dans le panier
- Renseigner et modifier les données
- Comprendre les signaux visuels (alertes et boutons)
- Bonnes pratiques
- Limites fonctionnelles
- FAQ
🎯À quoi servent les données complémentaires ?
Les données complémentaires permettent d'imputer chaque ligne de commande selon les axes de gestion configurés pour votre organisation :
Famille d'achat : catégorisation des achats (toujours présente)
Code comptable : répartition analytique par axe comptable
Activité : rattachement à un poste ou une activité
Référence externe : code ERP de votre système de gestion
Ces données sont désormais accessibles dès l'étape 1 du panier, ce qui évite de découvrir un champ manquant au moment de valider la commande.
👤Profils concernés
Approvisionneur / Acheteur : principal utilisateur concerné. Il renseigne les données complémentaires lors de la constitution du panier, bénéficie des signaux visuels pour identifier les données manquantes et de la saisie en masse pour gagner du temps.
Administrateur : configure quelles données sont obligatoires.
✅Prérequis
L'affichage et le caractère obligatoire des données complémentaires sont définis dans la configuration de votre organisation. Selon votre paramétrage, certains champs peuvent ne pas apparaître.
| Donnée | Affichée si… | Obligatoire si… |
|---|---|---|
| Famille d'achat | Toujours (hors panier DA) | Option "Saisie obligatoire des familles" activée |
| Code comptable | Option "Activation des codes analytiques" activée | Option "Saisie du code analytique obligatoire" activée |
| Activité | Option "Activation des postes" activée | Option "Saisie du poste obligatoire" activée |
| Référence externe | Option "Activation des codes ERP" activée | Option "Saisie du code ERP obligatoire" activée |
🧭Accéder aux données complémentaires
- Ouvrez votre panier et accédez à l'étape 1.
- Repérez la section "Données complémentaires" en haut à droite, au-dessus du récapitulatif fournisseur.
- Cliquez sur le titre ou le chevron pour ouvrir ou fermer la section. Elle s'ouvre automatiquement si une donnée obligatoire est manquante.
✏️Renseigner et modifier les données
Chaque sous-bloc affiché correspond à une répartition activée dans votre configuration. Cliquez sur le bouton de modification correspondant pour ouvrir la pop-up de saisie.
Nouvelle pop-up "Modifier les familles d'achat" (lorsque les codes comptables ne sont pas activés) : Un tableau présente chaque article avec sa désignation et un menu déroulant pour choisir la famille d'achat.
Les articles issus d'un catalogue affichent la famille en lecture seule — elle est fixée par le catalogue.
Si le panier contient au moins 2 articles hors catalogue, un select de saisie en masse apparaît en haut du tableau pour affecter la même famille à tous en un clic.
Cliquez sur "Modifier" pour enregistrer et mettre à jour le récapitulatif.
⚡Comprendre les signaux visuels
Message d'alerte : Si au moins une donnée obligatoire est manquante, un message s'affiche sous le titre :
Couleur des boutons
Bouton rouge : au moins un article n'a pas la donnée obligatoire correspondante
Bouton blanc contour rouge : donnée non obligatoire ou renseignée sur tous les articles
Boutons de passage à l'étape suivante :
Le bouton "Continuer vers l'étape suivante" est non cliquable tant qu'une donnée obligatoire est manquante sur n'importe quel article.
Le bouton "COMMANDER" d'un fournisseur est non cliquable si un de ses articles a une donnée manquante.
Ces boutons redeviennent actifs dès que toutes les données obligatoires sont renseignées.
👍Bonnes pratiques
⛔Limites fonctionnelles
❓FAQ
Pourquoi le bouton "Continuer vers l'étape suivante" est-il grisé ?
Au moins une donnée obligatoire n'est pas renseignée sur un ou plusieurs articles. Consultez le message d'alerte dans la section "Données complémentaires" pour identifier les données manquantes.
Je ne peux pas modifier la famille d'achat d'un article — pourquoi ?
L'article provient d'un catalogue fournisseur. La famille d'achat y est fixée et ne peut être modifiée que par votre administrateur, directement dans le catalogue.
Je ne vois pas la section "Données complémentaires" à l'étape 1 — pourquoi ?
Cette section n'est disponible en étape 1 que pour les paniers qui ne sont pas des Demandes d'Achat. Si votre panier est une DA, les données complémentaires restent à l'étape 2 ou 3.
La famille d'achat affichée sur un article catalogue est incorrecte — que faire ?
Contactez votre administrateur pour qu'il mette à jour la famille d'achat directement dans le catalogue fournisseur. Elle ne peut pas être modifiée depuis le panier.
Mots-clés : panier – données complémentaires – famille d'achat – code comptable – analytique – activité – référence externe – code ERP – imputation – obligatoire