Mise en place d'un parcours d'approbation pour le pointage des heures travaillées
Afin de contrôler et valider la saisie des pointages de son équipe, il est possible de définir pour chaque chantier un parcours d'approbation contenant plusieurs niveaux et plusieurs approbateurs par niveau. Si aucun parcours d'approbation n'est défini au niveau "Chantier" mais qu'il y en a un au niveau de l'Agence, alors c'est ce dernier qui est pris en compte. Pour le parcours d'approbation Agence il n'y a qu'un niveau possible.
Ce parcours ne s'applique qu'au pointage des heures travaillées, pour les demandes d'absences il faut définir les approbateurs au niveau du Service.
Cette fonctionnalité est disponible sur demande, si vous êtes intéressés par l'activation du module de validation des pointages, écrivez nous à support@ibat.solution.com.
Au programme de cet article :
- Depuis l'onglet "Chantiers"
- Depuis l'onglet "Agences"
- Informations communes aux deux onglets
- Exemple concret
Depuis l'onglet "Chantiers"
La première étape est d'aller dans "Administrer" (1) puis "Chantiers" (2). Vous allez avoir un visuel sur l'ensemble des chantiers du service, cliquez sur celui de votre choix.
Une fois dans la fiche "Chantier", vous trouverez en bas de votre page un bouton, "modifier le circuit de validation", cliquez dessus.
Une fenêtre va s'ouvrir. Vérifier tout d'abord, que vous êtes bien dans l'onglet "Pointage" (1) puis "parcours d'approbation" (2). Vous allez pouvoir créer autant de niveaux hiérarchique (3) que nécessaire et ajouter pour chacun d'eux les approbateurs (4)
Il est aussi possible de supprimer un approbateur d'un niveau en cliquant sur la croix rouge (5) ou un niveau d'approbation en cliquant sur la poubelle rouge (6).
En cas de modification du parcours d'approbation, pensez à cliquer sur "Recalculer les approbations en cours" pour mettre à jour des pointages qui sont déjà "à valider".
Remarques :
- Vous pouvez mettre en place des emails de relance hebdomadaire pour informer les approbateurs qu'il leur reste des pointages à valider sur les deux dernières semaines.
- Vous pouvez également configurer votre parcours d'approbation en saisissant un à un les utilisateurs ou en faisant un import depuis Excel. Pour cela rien de plus simple, il vous suffit de cliquer sur "importer Excel", juste à côté de "recalculer les approbations en cours", en bas de votre pop up. La première étape sera de choisir le périmètre du parcours d'approbation (1). Vous pouvez ensuite cliquer sur "exporter les données en Excel" et faire vos modifications sur le fichier (2). Il ne vous reste ensuite plus qu'à importer ou déposer votre fichier (3)
Si vous cliquez sur l'onglet "Dupliquer" (1), vous avez la possibilité de dupliquer le parcours d'approbation d'un autre chantier en sélectionnant le parcours à dupliquer dans la liste déroulante (2), puis cliquer sur "Dupliquer" (3).
Attention ! Cette action remplace le parcours d'approbation en cours.
Depuis l'onglet "Agences"
Dans le menu "Administrer" (1), cliquez cette fois ci sur "Agences" (2).
Dans la partie "Paramétrage" de l'Agence, cliquez sur "modifier le circuit de validation des pointages".
Vous avez ensuite la même fenêtre que pour la partie "Chantiers" qui va s'ouvrir. N'hésitez pas à regarder les explications dans le point précédent si jamais vous avez des doutes.
Deux différences cependant :
- Vous ne pouvez pas configurer plusieurs niveau d'approbation. Vous pouvez sélectionnez plusieurs personnes, elles seront cependant toutes au même niveau.
- Vous ne pouvez pas dupliquer votre parcours d'approbation à une autre agence.
Informations communes aux deux onglets
Après avoir configuré le parcours d'approbation pour l'Agence ou sur vos Chantiers, on constate le comportement suivant : l'approbation commence au niveau 1 et se poursuit à tous les niveaux supérieurs. Au sein d'un même niveau tous les approbateurs sont sollicités et au moins l'un d'eux doit approuver les pointages pour que l'approbation se poursuive au niveau supérieur.
Remarques :
- Ce n'est qu'une fois qu'un des approbateurs du dernier niveau "Chantier" a donné son accord que le parcours d'approbation se poursuit au niveau "Agence". Tous les approbateurs seront alors sollicités et au moins l'un d'eux doit approuver les pointages pour qu'ils soient définitivement validées.
- Si un pointage est déjà dans le circuit de validation, l'approbateur doit obligatoirement passer par la page "Validation des pointages"
Exemple concret
Les cellules des jours de la semaine sont encadrés en "orange" pour indiquer l'état "en attente d'approbation". Vous avez également un pictogramme à côté de la date dans chaque cellule permettant, si on clique dessus, de consulter les prochains approbateurs sollicités et l'historique des approbations (1).
Sur la gauche de votre écran, vous avez un résumé des heures pointés par personnel. Dans le cas d'une attente de validation du circuit d'approbation, les heures sont également entourés de la couleur orange (2).
De leur côtés, les approbateurs sollicités pour la validation des pointages ont accès au menu de "Validation des pointages" disponible depuis la page d'accueil.
En cliquant dessus, vous allez pouvoir approuver ou refuser les pointages : si vous refusez un pointage, il est impératif de renseigner un "commentaire de refus" qui sera affiché dans l'historique de validation et identique à tous les pointages sélectionnés. Ce commentaire sera visible par l'utilisateur ayant réalisé les pointages. Dès lors qu'un pointage est refusé le parcours d'approbation prend fin.
Une fois le parcours d'approbation terminé, lorsqu'on consulte à nouveau les pointages on observe les informations suivantes :
- Si le pointage a été accepté, les cellules des jours de la semaine ainsi qu'au niveau du récapitulatif sur la la gauche de votre écran apparaissent en vert.. Si vous cliquez dessus, vous aurez des informations sur les personnes ayant accepté les pointages.
- Si le pointage a été refusé, les cellules des jours de la semaine sont encadrés en rouge. Si vous cliquez dessus, vous aurez des informations sur qui l'a refusé et pourquoi (1). Vous retrouverez également les jours encadrés en rouge dans l'encart récapitulatif sur la gauche de votre écran (2).
Si jamais vous souhaitez configurer un email de relance à envoyer aux approbateurs, merci de nous écrire à support@ibat-solution.com car il s'agit d'une option à ajouter.
Une fois activée, il faudra vous rendre dans la fiche Agence afin de définir la date et l'heure de l'envoie de l'email hebdomadaire. L'encart se trouve tout en bas de la page dans la catégorie "Paramétrage". Vous avez ici la possibilité de paramétrer un jour et une heure à laquelle vous souhaitez que la relance ait lieu.
Remarques :
Seuls les approbateurs dont il reste des pointages à valider pour les deux dernières semaines recevront la relance par email. Dès que le valideur d'un niveau a validé, un mail est envoyé au niveau supérieur l'informant qu'il a des pointages en attente de validation
Enfin, le demandeur reçoit à son tour un mail lorsque sa demande est totalement traitée (validée ou refusée), selon décision du valideur du dernier niveau.
Vous avez encore d'autres questions auxquelles nous n'aurions pas pensé ? Soumettez-nous votre demande en nous écrivant à cette adresse. Merci !
Mots clés liés à l'article :
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