Moteur de configuration des Workflows
Les termes employés dans l'article ci-dessous correspondent à iSYBUY. Pour trouver des équivalences iBAT, cliquez sur ce lien.
Définir un circuit d'approbation des transactions vous permet de mieux contrôler et segmenter vos processus d'entreprise. Vous pouvez définir un ou plusieurs approbateurs en cascade, par société, par type de commande, par axe analytique, par montant ou bien même par responsable hiérarchique.
La gestion est désormais unifiée au niveau de la plateforme et remplace les options disponibles précédemment avant la version R2023.04 (approbation des commandes, pointages, absences, consultations, factures)
On retrouve principalement 2 nouveautés par rapport à l'ancienne gestion des parcours d'approbation :
- La possibilité d'intégrer une dimension hiérarchique dans les workflows (N+1, responsable de chantier, de service, d'agence...)
- La possibilité d'intégrer la notion d'axes analytiques en plus des natures de workflows (saisie libre, factures, congés...)
Avec ce système de gestion des workflows, les possibilités sont infinies (ou presque !)
La gestion des workflows n'est accessible et modifiable que pour les utilisateurs ayant un privilège ADMIN niveau GROUPE.
Au programme de cet article :
Activation de la fonctionnalité
Si vous disposez déjà d'une configuration intégrant la gestion des approbations avant Avril 2023, l'activation de cette nouvelle fonctionnalité n'est pas possible en autonomie.
Activation de la fonctionnalité
Si vous souhaitez avoir plus d'informations sur le sujet, n'hésitez pas à contacter votre référent iBAT ou bien à nous écrire à support@ibat-solution.com.
Comment fonctionne les workflows ?
Un parcours d'approbation fonctionne de la façon suivante sur toutes les transactions d'iSYBUY :
Une transaction correspond à l'objet de déclenchement du circuit (commande, facture, pointage, consultation...).
A ce jour, on comptabilise :
| iSYBUY | |||
| Demandes d'achat | Commandes | Factures | Contrats fournisseurs |
| Permet de définir le workflow d'une demande d’achat, avant qu’elle ne soit transformée en commande. | Permet de définir le workflow d'un panier en vue de transformation en commande , avant qu’elle ne soit envoyée au fournisseur. | Permet de définir le workflow d'une facture. |
Permet de définir le workflow d’un contrat, avant qu’il ne soit publié. |
| Optionnel | Optionnel | Optionnel | Optionnel |
| iBAT Temps | iBAT Consult | ||
| Pointages | Absences | Lancement consultations | Clôture consultations |
| Permet de contrôler le workflow des pointages | Permet de contrôler le workflow de la pose d'absences pour les employés | Permet de contrôler le workflow d'ouverture de la consultation fournisseurs. | Permet de définir le workflow de clotûre et le résultat de la consultation fournisseurs |
| Optionnel | Optionnel | Optionnel | Optionnel |
Remarques :
- Les conditions dépendent du circuit d'approbation
- Les conditions dépendent du format de la condition (texte, numérique ou date)
- Les valeurs disponibles dépendent de la condition associée
- Les approbateurs dépendent du circuit d'approbation sur lequel ils portent
Si vous le souhaitez, nous pouvons vous transmettre un fichier Excel recensant l'intégralité des objets utilisables dans les workflows. Il nous suffit de nous le demander à support@ibat-solution.com
Exemples de cas possibles
- iSYBUY - Commandes : SI type de commande parmi standard ou ouverte ALORS Approbateur : Thomas
- iBAT Temps - Absences : SI absence posée par un employé parmi le service Dépôt ALORS Approbateur : Eric ; Sauf si employé = Eric, alors approbateur = Jean-Louis
- SI montant commande > 20 000 € ALORS Approbateur : responsable chantier
Important :
- Les conditions sont lues de haut en bas. Nous vous recommandons donc de lister d'abord les exceptions à traiter, puis de mettre en suivant les cas généralistes.
- Elles sont cumulatives entre elles. Cela signifie que s'il existe plusieurs règles pour les mêmes conditions, le parcours les lira toutes (de la première à la dernière), et ne vous remontera pas les potentielles incohérences écrites.
Vous avez encore d'autres questions auxquelles nous n'aurions pas pensé ? Soumettez-nous votre demande en nous écrivant à cette adresse. Merci !
Mots clés liés à l'article :
Workflows - parcours d'approbation - circuit - achat - temps - consult