Envoi par email des fiches de pointages aux agences d'intérim
Vous avez la possibilité depuis votre application, d'envoyer le résumé des pointages aux agences d'intérim dans l'onglet "Suivi du Personnel".
Vous pouvez le faire chantier par chantier mais aussi au niveau du service ou de l'agence si vous avez un intérimaire qui a travaillé sur plusieurs chantiers pendant un mois. Dans ce résumé, vous verrez apparaitre l'ensemble des commentaires et frais ajoutés lors des pointages. Vous avez également la possibilité d'imprimer ces informations ou bien de les exporter.
Si vous souhaitez en savoir plus sur comment ajouter les coordonnées des agences d'intérim, n'hésitez pas à vous référer à l'article dédié.
Au programme de cet article :
- Onglet "suivi du personnel" et gestion des filtres
- Envoi des fiches aux agences d'interim
- Finaliser l'envoi
Onglet "suivi du personnel" et gestion des filtres
La première étape est d'aller dans l'onglet Administrer (1) puis "Suivi du Personnel" (2).
Dans cet onglet, vous pouvez exporter ces informations sur Excel (1) et/ou les imprimer (2), avec différentes options d'impressions : groupées, individuelles ou mensuelles.
Une fois sur le "Suivi du personnel", la première étape est de choisir le contexte (agence, chantier) afin de voir les informations recherchées (1).
A l'aide des filtres, vous allez pouvoir choisir la période de votre choix (2) mais aussi le type de ressources que vous souhaitez voir affichées (3). Si vous cliquez sur "Agence d'intérim", une nouvelle case apparaîtra vous permettant de préciser quelle agence vous souhaitez voir apparaitre. Une fois vos filtres ajoutés, cliquez sur "Appliquer les filtres" (4).
Vous pouvez également utiliser la barre de recherche (5), en plus ou à la place des filtres afin de trouver la personne de votre choix.
Remarque : Si vous sélectionnez le filtre "pointages non validés" (1), vous avez également les pointages soumis mais non validés qui vont apparaitre en rouge (2).
Envoi des fiches aux agences d'interim
Une fois sur le contexte d'une agence d'intérim (1), vous ne voyez que les intérimaires qui y sont rattachés (2). Cochez bien la case (3) de ceux pour lesquels vous souhaitez envoyer les fiches de pointages à leur agence de rattachement, puis cliquez sur "Envoyer les fiches" (4).
Attention néanmoins, même si vous avez sélectionné des personnes pour qui les pointages n'ont pas été validés, les fiches ne seront pas envoyées. Il faut retourner d'abord valider le pointage des personnels concernés avant de l'envoyer.
Une pop up va alors s'ouvrir. Vous pouvez notamment vérifier l'adresse email du destinataire et la corriger si nécessaire. Vous y verrez également la liste des intérimaires concernés. Vous avez également la possibilité de choisir si vous souhaitez faire apparaitre les frais, les primes mais également les activités / postes.
Une fois que tout est correct, cliquez sur "Envoyer les fiches".
Vous allez ensuite accéder à l'aperçu des fiches de pointages des intérimaires. Vous y retrouverez le nom de l'agence où les missions ont été faite (1), le chantier correspondant (2), le nom et le prénom de l'intérimaire (3), le récapitulatif des dates (4) et le nom de l'agence d'intérim (5).
Vous accédez dans un premier temps à un récapitulatif individuel, intérimaire par intérimaire (6). Dans certaines cases, vous aurez une information supplémentaire, qui correspond aux commentaires indiqués lors du pointage (7).
Envoi des fiches multi chantiers et prise en compte des frais Si on regarde de plus près le pointage effectué pour Mr Couder, il a travaillé sur deux chantiers différents (1) pendant la semaine et a des paniers repas renseignés (2).
Finaliser l'envoi
Tout en bas de la page, vous trouverez un récapitulatif global regroupant l'ensemble des pointages individuels des intérimaires de cette agence d'intérim.
Comme tout à l'heure, vous retrouvez d'abord les informations générales liées aux pointages (1), puis vous aurez ensuite le récapitulatif des heures et des pointages par personne (2).
Afin de finaliser l'envoi à l'agence d'intérim, cliquez sur "Confirmer l'envoi des fiches" que vous trouverez tout en haut de cette page.
Vous avez encore d'autres questions auxquelles nous n'aurions pas pensé ? Soumettez-nous votre demande en nous écrivant à cette adresse. Merci !
Mots clés liés à l'article :
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