Lecture automatique de vos bons de livraison par OCR
Au programme de cet article
À qui s'adresse cette fonctionnalité
Aux utilisateurs réceptionnaires qui traitent les réceptions de commande : ils déposent leur bon de livraison (BL) sur la page de réception, vérifient les valeurs proposées automatiquement, les modifient si nécessaire, puis valident.
Prérequis
Cette fonctionnalité est une option payante, activable client par client. Elle n'est pas disponible par défaut sur votre compte : elle doit être activée par nos équipes après souscription. Pour l'activer, rapprochez-vous de votre contact iSYBUY (votre Customer Success Manager ou votre contact commercial habituel) afin d'obtenir un devis et de planifier l'activation sur votre compte.
Une fois activée, aucune configuration supplémentaire n'est nécessaire de votre côté : la zone de dépôt sur la page de réception s'ajoute automatiquement.
Comment fonctionne la reconnaissance automatique
Quand vous déposez un BL (image ou PDF) sur la page de réception, la reconnaissance se déclenche automatiquement si au moins une ligne de commande a sa quantité ou son montant reçu vide, et n'est pas totalement réceptionnée. Si toutes vos lignes sont déjà renseignées ou totalement réceptionnées, votre document est simplement ajouté en pièce jointe, sans lecture automatique.
Formats acceptés : tif, jpg, jpeg, png, bmp, gif, webp, heic, heif, svg, tiff, pdf et quelques variantes de ces formats. Taille maximale : 10 Mo.
Une fois la lecture effectuée :
Le champ quantité reçue est prérempli pour les lignes standards, le montant reçu pour les lignes de type service. Le prix unitaire n'est jamais modifié.
La date de livraison et le numéro de BL sont préremplis à partir des informations lues sur le document.
Seuls les champs vides sont préremplis : vos saisies manuelles existantes ne sont jamais écrasées.
Chaque ligne de votre commande est rapprochée de la ligne correspondante du BL, en priorité via la référence de l'article fournisseur, puis, si besoin, via la désignation de l'article.
Les champs préremplis sont entourés d'une couleur selon le niveau de confiance de la reconnaissance, comme pour l'OCR devis :
Vert : reconnaissance fiable.
Orange : reconnaissance moins certaine, à vérifier avant validation.
Bordure rouge sur la date : une date future a été détectée (dans ce cas, la date du jour est utilisée à la place).
L'indicateur de couleur disparaît dès que vous modifiez vous-même la valeur du champ.
Exemple d'une réception avec des articles en quantité :
Exemple d'une réception avec des prestations en montant :
En cas d'échec de la lecture, vous pouvez soit supprimer le document et en déposer un nouveau, soit basculer directement en saisie manuelle.
Bonnes pratiques
Déposez un document en bonne qualité (PDF ou image nette) : cela améliore sensiblement la précision de la reconnaissance.
Renseignez la référence fournisseur sur vos articles de commande : c'est ce qui améliore le plus la qualité du rapprochement entre les lignes du BL et celles de la commande.
Portez une attention particulière aux champs entourés en orange avant de valider votre réception.
Si un champ date apparaît entouré en rouge, vérifiez que la date indiquée sur le BL papier est bien une date passée.
Limites
La qualité de la reconnaissance dépend de la qualité du document déposé : un document flou, en basse résolution ou avec une mise en page atypique peut produire une reconnaissance partielle ou incorrecte.
Les formats non supportés (Word, Excel...) ne déclenchent pas de lecture automatique.
Les fichiers de plus de 10 Mo ne sont pas acceptés.
Le prix unitaire d'une ligne de commande n'est jamais modifié par la reconnaissance automatique.
Les articles de type location ne sont pas traités pour le moment.
Cette fonctionnalité n'est pas disponible sur mobile.
FAQ
La reconnaissance automatique va-t-elle écraser mes saisies manuelles ?
Non. Seuls les champs vides sont préremplis. Les valeurs que vous avez déjà saisies sont toujours conservées.
Pourquoi la reconnaissance ne se déclenche-t-elle pas après le dépôt de mon document ?
Deux causes possibles : soit cette option n'est pas activée sur votre compte (rapprochez-vous de votre contact iSYBUY), soit toutes les lignes de votre commande sont déjà renseignées ou totalement réceptionnées.
Comment vous aider à améliorer la reconnaissance ?
Après la lecture et avant de valider votre réception, vous pouvez indiquer si le résultat vous a semblé satisfaisant ou non. Ces retours nous aident à identifier les axes d'amélioration.
Est-ce disponible sur mobile ?
Non, cette fonctionnalité n'est pas disponible sur mobile pour le moment.