L'historisation des budgets
Les termes employés dans l'article ci-dessous correspondent à iSYBUY. Pour trouver des équivalences iBAT, cliquez sur ce lien.
Dans le but d'améliorer votre gestion et maîtrise des budgets, vous avez la possibilité de suivre l'avancement par poste dans le temps, et donc de disposer d'une analyse plus fine de la progression des projets.
Un utilisateur disposant d'un privilège ADMIN ou BUDGET sur le périmètre du Groupe ou de la Société peut suivre l'évolution de ses budgets, et effectuer des sauvegardes temporelles ("snapshots").
Si besoin, retrouvez ici l'article expliquant le fonctionnement global des budgets.
Au programme de cet article :
La mise en place de snapshots
Un snapshot est une photo prise à une date choisie des données d’avancement et de réalisé. Il permet de figer et historiser les valeurs d'avancement pour une date donnée.
Une fois que toutes les données sont renseignées, il vous suffit de sélectionner la période souhaitée puis de cliquer sur Valider l'avancement.
La première étape est de sélectionner le contexte sur lequel vous vous trouvez (1) puis la période de temps de votre choix (2).
Cliquez ensuite sur "Valider l'avancement"
Dans la pop up qui s'ouvre, nous vous invitons à confirmer la période souhaitée et à cliquer sur "Valider l'avancement".
Important :
- En validant cette action, il sera impossible de modifier l'avancement ou le budget sur les dates de la période sélectionnée.
- Les snapshots doivent être enregistrés dans leur ordre chronologique : il est donc impossible de créer un snapshot pour une date antérieure au dernier snapshot effectué.
- Vous avez la possibilité de saisir un avancement à maximum J+3 à partir de la date du jour.
Le détail des colonnes dans l'écran de suivi des budgets
Voici le détail des colonnes sur le budget détaillé du projet.
| Nom | Colonne | Calcul | Fonction | |
| (a) | Montant Budget (nom) |
Colonne existante | saisie manuelle |
Saisi en début de projet - modifiable en cas de travaux supplémentaires ou transfert de budget et enregistré via le bouton « Enregistrer le budget ». En cas de snapshot, le budget affiché est celui au moment de la snapshot. |
| (b) | Avancement (h) |
Colonne existante | = snapshot période sélectionnée | Permet la saisie de l’avancement global des travaux à l’issue de la période sélectionnée. |
| (c) | Montant Budget Avancé (h) |
Colonne existante | = (b)période - (b période précédente)*(a) | Il s’agit de l’avancement en heure sur la période par rapport aux estimations du budget initial. Note : la période précédente le début du projet (0% avancement) le calcul est donc modifié. |
| (d) | Montant réalisé (€) |
Colonne renommée | = snapshot de la période (ou pointages jusqu'à date de fin choisie) - snapshot avant la période (ou 0) | Les Heures réalisées sont issues des pointages et correspondent au nombre d’heures réalisées total à la fin de la période sélectionnée. |
| (e) | Ecart période (€) |
Colonne renommée | =(c)-(d) | Il s'agit de l'écart entre les heures prévues au budget pour le niveau d'avancement du snapshot de fin de période. |
| (f) | Cumul budget avancé (h) |
Colonne ajoutée | =(a)*(b) | Cette colonne exprime en heure l'avancement actuel appliqué au budget estimé du projet. Note : cela correspond également à la somme des "Heures Budget Avancé" depuis le début du projet. |
| (g) | Cumul réalisé (€) |
Colonne ajoutée | =somme(d) | Cette colonne correspond à la somme des heures réalisées issues du pointage, depuis le début du projet jusqu'à la fin de la période courante sélectionnée. |
| (h) | Ecart cumulé (€) |
Colonne renommée | =(f)-(g) | Cette colonne correspond à la différence entre le Cumul budget avancé (f) et le Cumul réalisé (g) |
| (i) | Budget total restant (€) |
Colonne ajoutée | =(a)-(f) | Cette colonne indique le nombre d'heures supposé restant à faire par rapport au budget initial et à l'avancement courant. |
| (j) | Complément budget Estimé (€) |
Colonne ajoutée | saisie manuelle | Colonne qui permet de donner une estimation du surcoût par rapport à l'estimation initiale |
| (k) | Total estimé (€) |
Colonne ajoutée | =(g)+(i)+(j) | Cette colonne affiche une projection du coût final basée sur la réalité du réalisé plus le reste à faire prévu et ré-évalué. |
Remarque :
Afin de vous aider au mieux dans la maîtrise des budgets, les formules appliquées dans les colonnes s'affichent au survol de la colonne avec la souris.
Vous avez encore d'autres questions auxquelles nous n'aurions pas pensé ? Soumettez-nous votre demande en nous écrivant à cette adresse. Merci !
Mots clés liés à l'article :
Budget - gestion - avancement - photo - snapshot - coût - heures - main d'œuvre - temps