Ventilation automatique des pointages sur chantiers pour tout le personnel

Dans le cadre du suivi des dépenses d’un chantier, iBAT permet de suivre le temps passé sur un ou plusieurs chantiers pour : 

• les compagnons, ouvriers et autres salariés dont le temps est pointé à l’heure
• les salariés au forfait jour qui pointent leurs jours de travail

Cependant, une partie de la population des salariés (type ETAM ou Cadre) ne peut pas pointer ou morceler leur activité. Afin de garantir un suivi des dépenses main d'œuvre complet, iBAT vous propose de définir une affectation au mois, globale, de leur temps de travail.
Ainsi, ces personnes n'auront à signaler dans l'outil que leur période d'absence et les éventuelles primes et frais associés aux pointages.

Au programme de cet article :

• Où aller pour ventiler un personnel ?
• Comment ventiler un personnel ? 
• Résultat de la mise en place d'une ventilation

Où aller pour ventiler un personnel ?

La première étape est d'aller dans le prévisionnel (1) puis cliquez dans le prévisionnel service (2).

Choisissez ensuite le personnel que vous souhaitez ventiler, puis cliquez ensuite sur "Ventiler". A titre indicatif, il est uniquement possible de ventiler un personnel sur des chantiers appartenant à son "Service" de rattachement.

Important ! 
Si l'action "Ventiler" n'est pas disponible pour un personnel dans le prévisionnel service, assurez vous que dans la Fiche Personnel, la réponse "Oui" de la section ventilation active soit bien cochée (accessible pour tous les utilisateurs ayant TPSRH ou ADMIN).
Enfin lorsque vous désactivez la ventilation depuis la "Fiche Personnel", le personnel concerné verra sa ventilation prendre fin dans le "Prévisionnel Service" à partir de la date de la désactivation du paramétrage. 

Comment ventiler un personnel ?

Une fois que vous avez cliquez sur "Ventiler", une pop up va s'ouvrir.

Sélectionnez une date de début (1) à partir de laquelle la ventilation doit s'appliquer : la date minimum est la date de changement d'unité de décompte du temps de travail indiquée dans la "Fiche du Personnel" ou bien celle du dernier export des pointages.

Vous avez ensuite la possibilité de renseignez un pourcentage et de sélectionner un chantier correspondant (2). Vous pouvez ensuite recommencer cette opération autant de fois qu'il y a de chantiers sur lesquels le temps de travail quotidien doit être ventilé.

Attention ! Il est impératif que le taux d'affectation soit égal à 100% pour que vous puissiez valider l'ensemble de votre travail.

Si vous souhaitez copier la ventilation que vous avez définie, il vous suffit de sélectionner une ou plusieurs personnes dans le menu déroulant (3) puis cliquez sur "Enregistrer" (4).

Remarque : 

Vous ne pouvez sélectionner qu'une personne qui a la même unité de décompte du temps de travail (heure ou jour)

Résultat de la mise en place d'une ventilation

Sur le prévisionnel service, on peut alors observer pour chaque personnel ventilé son pourcentage de ventilation (1) et le détail des chantiers (2) sur lequel il est ventilé.

Remarques :

• La ventilation peut être rétroactive, elle débute à partir de la date sélectionnée au moment de la création/modification et elle s'étend sur une période indéterminée. De plus, si une nouvelle date de début de la ventilation est sélectionnée alors l'ancienne est conservée jusqu'à la date choisie puis la nouvelle s'applique.
• Pour un personnel ventilé, il est possible d'affecter une absence, elle va se superposer sous la ventilation. Il est cependant impossible d'affecter ponctuellement un chantier depuis le "Prévisionnel Service".
• La ventilation d'un personnel annule et remplace les affectations chantiers déjà présentes sur le prévisionnel service.
• Le personnel ventilé n'est pas disponible dans le prévisionnel chantier.
• Lorsqu'un chantier devient "inactif", le taux d'affectation se met automatiquement à jour et il est possible de modifier la ventilation précédemment configurée.
• Lorsqu'un personnel devient "inactif" la ventilation associée est supprimée à partir de la date d'inactivation, mais conservée pour les dates antérieures.

Les personnels qui sont ventilés vont automatiquement avoir le pointage prérempli et non modifiable (1). En revanche, il possible de saisir des absences, des primes, des frais et des commentaires (2). Vous pouvez également apercevoir qu'il n'y a plus besoin de pointer, ça va se faire automatiquement (3) via le pointage ventilé. Sur la gauche de votre écran (4), le pointage ventilé apparait en bleu. Pour rappel, un pointage classique effectué est en vert et non effectué en rouge.

Allez ensuite dans la catégorie "Synthèse des pointages" (2) de l'onglet "Administrer" (1).

Vous avez ici la possibilité de filtrer sur l'état des pointages : ventilé ou non (1). Vous pourrez ainsi consulter la répartition des jours/heures travaillés par chantier pour le personnel ventilé, ainsi que les absences, primes et frais associés aux pointages. Vous aurez également la possibilité d'exporter ces données en XLS (2).

Une personne bénéficiant de la ventilation est reconnaissable de deux façons différentes : l'information sera indiquée sous son nom (1) & les heures / jours travaillés sont de couleur bleu (2). Ces données ne sont d'ailleurs pas modifiable.

 Vous avez encore d'autres questions auxquelles nous n'aurions pas pensé ? Soumettez-nous votre demande en nous écrivant à cette adresse. Merci !

Mots clés liés à l'article : 
Ventilation - ventilé - activation - 100% - pointage - automatique - semaine - personnel - suivi - prévisionnel - service