Rendre certains champs obligatoires dans les réponses de vos consultations
Au programme de cet article
À qui s'adresse cette fonctionnalité
Aux Admin CONSULT qui configurent une consultation et souhaitent demander aux fournisseurs de renseigner certains champs de façon obligatoire avant de pouvoir soumettre leur proposition. Elle concerne également directement les fournisseurs qui répondent à une consultation : ils voient un retour visuel en temps réel sur les champs qu'il leur reste à compléter.
Prérequis
Disposer du privilège Admin CONSULT pour activer l'option « Réponse obligatoire » sur les lignes de votre consultation. Aucun prérequis particulier côté fournisseur : le comportement s'applique automatiquement dès que l'option est activée sur la ligne concernée.
Quels champs peuvent être rendus obligatoires
Lorsque vous activez l'option « Réponse obligatoire » sur une ligne de votre consultation, elle couvre désormais l'ensemble des champs suivants :
Désignation
Référence
Fabricant
P.U. HT
Quantité
Unité
Tous les champs personnalisés que vous avez créés sur la consultation
Un texte d'aide (dans la fenêtre qui s'ouvre à la coche de l'option, et dans l'infobulle au survol du "i" en en-tête de colonne) rappelle ce périmètre. Il est disponible en français comme en anglais.
Ce que voit le fournisseur lors de sa réponse
À l'ouverture de sa page de réponse, les champs obligatoires laissés vides apparaissent avec un fond rouge sur les lignes concernées.
Dès que le fournisseur saisit une valeur, le fond repasse au blanc. S'il supprime entièrement le contenu, le fond redevient rouge.
À la soumission, si un ou plusieurs champs obligatoires restent vides, la soumission est bloquée et un message d'erreur liste précisément les champs manquants, ligne par ligne. Au-delà de 5 lignes concernées, seules les 5 premières sont listées, suivies de « ... » pour indiquer qu'il y en a d'autres.
Seuls les champs réellement présents sur une ligne sont contrôlés : un fournisseur dont la ligne n'a pas de champ personnalisé ne voit pas de champ supplémentaire en rouge.
Bonnes pratiques
N'activez l'option « Réponse obligatoire » que sur les champs réellement indispensables au traitement de la consultation : plus les champs imposés sont nombreux, plus le risque de blocage ou d'allers-retours avec vos fournisseurs augmente.
Prévenez vos fournisseurs habituels du nouveau périmètre des champs obligatoires si vous l'activez sur une consultation en cours, pour éviter les incompréhensions à la soumission.
Limites
Les champs P.U. HT, Quantité et Unité étaient déjà couverts par l'option avant cette évolution : leur comportement n'a pas changé.
Les réponses de vos fournisseurs déjà soumises avant la mise en production de cette évolution ne sont pas impactées, même si vous activez l'option sur la consultation par la suite.
Si un fournisseur n'a pas encore répondu au moment où les nouveaux champs deviennent obligatoires, ils s'appliquent directement à sa réponse, sans que vous ayez besoin de recréer une version de la consultation.
FAQ
Quels champs sont désormais obligatoires lorsque l'option est activée ?
Désignation, Référence, Fabricant, P.U. HT, Quantité, Unité, et tous les champs personnalisés créés sur la consultation.
Les fournisseurs qui ont déjà répondu sont-ils impactés ?
Non. Les réponses déjà soumises ne sont pas modifiées. En revanche, les fournisseurs qui n'ont pas encore répondu au moment de la mise en production verront les nouveaux champs obligatoires s'appliquer directement, sans action de votre part.
Le message d'erreur liste-t-il tous les champs vides ?
Oui, ligne par ligne. Si plus de 5 lignes sont concernées, seules les 5 premières sont listées avec « ... » pour indiquer qu'il y en a d'autres.
Que se passe-t-il si un fournisseur n'a pas de champs personnalisés sur sa ligne ?
Seuls les champs effectivement présents sur la ligne sont vérifiés. Un fournisseur sans champs personnalisés ne voit pas de champ supplémentaire en rouge.