Le paramétrage du parcours d'approbation "Consultation"

Les termes employés dans l'article ci-dessous correspondent à iSYBUY. Pour trouver des équivalences iBAT, cliquez sur ce lien. 

Définir un circuit d'approbation contenant plusieurs niveaux et plusieurs approbateurs par niveau permet de mieux segmenter le processus d'envoi et de clôture d'une Consultation. 

Le paramétrage des circuits d'approbations du Projet est réservé aux utilisateurs avec un privilège "ADMIN_CONSULT" sur la Société. 

Il est possible de personnaliser chaque parcours d'approbation à l'aide d'options :

• Celles déjà disponibles pour les commandes, qui s'appliquent également à la Consultation (détailles et accessibles ici )
• Démarrer le parcours au lancement d'une consultation
• Informer les approbateurs par mail au lancement d'une consultation

Remarques : 

• Lorsque vous modifiez le parcours d'approbation des consultations (qu'il s'agisse des approbateurs ou des options), vous devez cliquer sur le bouton "Recalculer les parcours d'approbation en cours" afin que vos modifications soient prises en compte.
• Si aucun parcours d'approbation n'est défini au niveau "Projet" alors c'est le parcours d'approbation niveau "Société" qui est pris en compte. Pour le parcours d'approbation "Société" il est possible de mettre plusieurs approbateurs, qui seront alors tous sollicités - mais il n'y a qu'un seul niveau possible.

Au programme de cet article :

• Où paramétrer un parcours d'approbation "Consultation"
• Zoom sur trois des options possibles 
• Exemple concret

Où paramétrer un parcours d'approbation "Consultation"

La première étape est d'aller dans le menu Administrer (1) puis dans l'onglet "Projets" (2).

Sélectionnez le projet souhaité puis cliquez sur "Modifier les informations"

Cliquez ensuite sur "Configurer le parcours d'approbation".

Dans la pop up qui s'ouvre, sélectionnez bien l'encart "Consultation" puis dans l'onglet "Parcours d'approbation" (1), ajouter les différents approbateurs et niveau d'approbation de votre choix (2).

Zoom sur trois des options possibles

Dans l'onglet, "options", différentes possibilités s'offrent à vous. Voici un zoom sur trois d'entres elles qui portent parfois à confusion.

• L'option Seuil 

Il existe un paramétrage consistant à définir un seuil d'engagement Maxi appel d'offre (en €) à définir dans chaque fiche utilisateur. La définition de ce seuil signifie que pour tout envoi d'une consultation dont le total sera supérieur à l'engagement maximal défini sur la fiche utilisateur, le parcours d'approbation sera déclenché tel que configuré sur le projet (ou s'il n'y en a pas, sur la société). 

• L'option "Démarrer le parcours au lancement d'une Consultation"

Par défaut, le parcours ne se lance qu'à la clôture d'une consultation. Cependant, si vous cochez cette option le parcours se lancera avant de partir chez le fournisseur pour la première fois, mais également avant de clôturer (depuis le bouton "Résultat" de la consultation). 

• L'option "Informer les approbateurs par mail au lancement d’une consultation"

Si cette option est cochée, alors tous les approbateurs (niveau société & niveau projet) reçoivent une notification au lancement et à la clôture.

Exemple concret

Si vous avez mis en place un parcours d'approbation, au moment de clôturer une Consultation, l'écran ci-dessous s'ouvre :

• Nous vous proposons un modèle de mail (a), que vous pouvez envoyer directement aux approbateurs du circuit de clôture. Cependant, si vous souhaitez vous pouvez le modifier, l'ensemble de la case est éditable.
• Vous avez également la possibilité d'ajouter des pièces jointe (b) puis de décider si vous souhaitez ou non les rendre visible (c).

Important : 

• Seuls les affaires projets requièrent le parcours d'approbation "Consultation" défini au niveau projet.
• Les contrats cadres et les études de prix sont seulement en fonction du parcours d'approbation défini au niveau de la société (car on peut pas y rattacher un projet).

 Vous avez encore d'autres questions auxquelles nous n'aurions pas pensé ? Soumettez-nous votre demande en nous écrivant à cette adresse. Merci !

Mots clés liés à l'article :

Consultation - parcours d'approbations - fiche société - fiche projet - approbateur - consult