Comment finaliser une commande avec plusieurs fournisseurs ? – Centre d'Aide

Les termes employés dans l'article ci-dessous correspondent à iSYBUY. Pour trouver des équivalences iBAT, cliquez sur ce lien.

Après avoir ajouté des articles au panier, il est possible de passer commande directement depuis votre téléphone. Si jamais vous avez plusieurs articles de fournisseurs différents, vous pouvez le faire fournisseur par fournisseur ou bien tout commander en une seule fois.

Si jamais vous souhaitez effectuer une commande avec un seul fournisseur, n'hésitez pas à vous reporter à l'article correspondant dans le centre d'aide.

Au programme de cet article :

Premières étapes
Types de commande
Adresse de livraison/Retrait point de vente
Commerciaux destinataires
Commentaires, pièces jointes
Code analytique
Finaliser la commande
Où retrouver vos commandes ?

Premières étapes

La première étape est d'aller dans votre panier. Il vous suffit de cliquer sur l'onglet qui ressemble à un cadi en haut à droit de votre écran.

Une fois dans le panier, cliquer sur "Commander" (1) pour passer une commande fournisseur par fournisseur ou sur "Tout commander" (2) pour envoyer toutes les commandes en une seule fois aux différents fournisseurs.

Une fenêtre va apparaitre où vous allez pouvoir vérifier et mettre à jour si besoin les informations concernant la livraison :

Adresse de livraison/Retrait point de vente
Commerciaux destinataires
Commentaires, pièces jointes
Code analytique

Si vous avez utilisé l'action "Tout commander", un indicateur mentionne le nombre de commandes fournisseurs à finaliser (2). Vous allez avoir à indiquer les informations pour un fournisseur puis les autres ensuite. Le nom du fournisseur est toujours précisé en haut de cet onglet (1)

Types de commande

Dans la section "type de commande", vous avez la possibilité de choisir quelle commande vous souhaitez passer (selon les options ayant préalablement été configurées pour votre groupe) :

Une commande standard
Une commande ouverte
Une commande de régularisation
Une commande de sous-traitance
Une commande service

Rappel :

La commande de régularisation est utilisée dans le but de mettre à jour les commandes qui ont été passé en dehors du processus iSYBUY et qui doivent être régularisées sur la solution. Cela permet donc de passer des commandes avec une date antérieur à la date du jour.

Adresse de livraison/Retrait point de vente

Cette étape permet de sélectionner l'adresse de livraison de la commande ou le point de vente fournisseur auquel la commande sera retirée.

Cliquer d'abord sur "Adresse de livraison/Retrait point de vente" puis lorsque vous avez la page qui s'ouvre vous n'avez plus qu'à sélectionner le lieu de livraison (1) ou bien le point de vente (2) de votre choix.

Commerciaux destinataires

Cette étape permet de sélectionner le ou les destinataires (contact commercial fournisseur) de la commande.

Vous avez la possibilité de choisir le point de vente pour adresser la commande au commercial du point de vente en plus du commercial par défaut (configuration Société).

Dans la partie "Commerciaux" vous avez la possibilité de cocher l'un des commerciaux qui apparaissent sur votre écran en premier lieu (1) ou bien de sélectionner d'autres contacts en cliquant sur l'option correspondante (2).

Si vous cliquez sur "Sélectionner d'autres contacts", vous avez une liste qui va apparaitre avec l'ensemble des commerciaux disponible chez votre fournisseur. Il vous suffira de cocher celui ou ceux qui vous correspondent.

Si jamais vous ne trouvez pas votre destinataire dans la liste proposée, vous avez toujours la possibilité d'en créer un nouveau en cliquant sur "saisir une autre adresse email". Vous n'aurez plus qu'à la saisir dans le champs indiqué.

Remarque :

Par défaut les destinataires de commande fournisseur sont les commerciaux 1 et 2 de la configuration agence ou chantier. A l'aide des cases à cocher, vous pouvez choisir d'envoyer la commande au commercial que vous souhaitez comme à tous les contacts.

Commentaires, pièces jointes

Cette étape permet d'ajouter un commentaire à la commande pour le fournisseur ainsi que des pièces jointes (images ou document .pdf)

Remarque :

Toutes les pièces jointes d'une taille supérieur à 10Mo ne seront pas affichées dans le bon de commande (pdf) ; il est uniquement possible de les consulter depuis la commande dans iSYBUY.

Code analytique

Cette étape permet de forcer un code analytique/poste unique pour tous les articles de la commande fournisseur. Cliquer sur "Analytique" puis sur celui de votre choix dans la liste déroulante qui va apparaitre si vous souhaitez en ajouter un.

Remarque :

Cette action écrase et remplace automatiquement la répartition analytique effectuée au préalable pour tous les articles de la commande fournisseur.

Finaliser la commande

Une fois l'ensemble des champs complétés, cliquer sur "Finaliser la commande" et saisissez votre clé de sécurité (1) avant de cliquer sur "Commander"(2).

Remarque :
Si vous avez utilisé l'action "Tout commander", une notification s'affiche alors en bas de l'écran, informant le demandeur que la commande a bien été envoyée au fournisseur ou bien en approbation.

Vous êtes alors automatiquement renvoyés vers l'écran de finalisation de la prochaine commande fournisseur. Vous allez retrouver le même écran que précédemment avec le nom du nouveau fournisseur (1) d'indiqué ainsi que là où vous en êtes concernant le nombre de commande que vous devez effectuer (2). Ici, vous pouvez voir l'information "Fournisseur 2/2".

Vous avez à nouveau à remplir l'ensemble des informations concernant la commande (le type de commande, l'adresse de livraison / retrait point de vente, le(s) destinataire(s), les commentaires et pièces jointes et enfin l'ajout de code analytique.

Une fois que cela est fait, vous allez à nouveau cliquer sur "Finaliser la commande". Vous allez à nouveau remplir votre clé de sécurité (1) et cliquer sur commander (2).

Une fenêtre va alors s'ouvrir afin de vous récapitulez le numéro des commandes et leur état. Pour rappel, les commandes peuvent soit partir directement au fournisseur soit en attente d'approbation, ce qui est le cas dans l'exemple ci-dessous.