Comment fonctionne le scan de devis OCR ?
Les termes employés dans l'article ci-dessous correspondent à iSYBUY. Pour trouver des équivalences iBAT, cliquez sur ce lien.
L'OCR vous permet de scanner un devis que vous a transmis l'un de vos fournisseurs directement sur votre application et donc de gagner du temps au moment de passer une commande. Vous pouvez le faire depuis votre téléphone portable si vous avez souscrit à l'application mobile, mais aussi depuis votre PC.
Au programme dans cet article :
Remarque :
Il s'agit d'une option payante que nous pouvons vous ajouter. Si vous souhaitez avoir plus d'informations sur ce sujet, n'hésitez pas à contacter votre référent ou bien à nous écrire à support@ibat-solution.com.
Passer une commande depuis iSYBUY sur le web
La première étape est d'aller dans l'onglet "Commander" (1) . Une fois que l'option est activée, un bouton "Scanner devis" (2) apparait juste à côté du bouton "Saisie Libre".
Si vous cliquez sur "Scanner un devis", une fenêtre va s'ouvrir. La première étape est d'indiquer le nom du fournisseur.
Cliquez ensuite sur cet encart pour ajouter votre devis ; ou glissez le directement depuis votre gestionnaire de fichiers jusque dans l'encart.
Une fois votre document ajouté, vous le retrouvez sur la gauche de votre écran (1).
Sur la partie de droite, l'ensemble des lignes articles de votre devis ont été analysées et apparaissent de manière éditable (2). Après vérification, si vous constatez que tout est correct, vous pouvez directement valider l'ensemble du devis en cliquant sur le bouton "Valider tous les articles scannés" (3). Si vous ne souhaitez valider que certains éléments, vous pouvez également le faire, en ne sélectionnant que les lignes souhaitées (4). Vous avez la possibilité d'avoir dans votre commande certains éléments qui sont des articles de location. Vous pouvez soit tout valider en location (5), soit seulement les éléments de votre choix en les validant ligne par ligne (6).
Remarque :
Si certains éléments sont en orange : cela signifie qu'ils faut vérifier ces cases, car il y a potentiellement une incohérence.
Si vous avez coché une case en location (1), vous allez devoir préciser les dates et la durée de celle-ci (2). Lorsque vous avez coché les éléments à valider (3), la coche apparait en vert. Le montant total s'affiche alors en bas à droite de votre écran (4). Une fois l'ensemble des éléments ajoutés, cliquez sur "Ajouter les articles dans le panier" (5).
Une fois dans votre panier, vous retrouvez l'ensemble des éléments de votre devis que vous aviez sélectionnés (1). Vous avez la possibilité d'ajouter de nouveaux articles ou bien de scanner un nouveau devis si vous le souhaitez (2). Autrement, vous pouvez directement valider votre panier et passer votre commande (3).
Remarque :
Si vous souhaitez avoir plus d'informations sur comment passer une commande, n'hésitez pas à vous référez aux articles du centre d'aide qui traitent de ce sujet.
Suivi du nombre de scans effectués
Les administrateurs ont la possibilité de suivre le nombre de scan effectués en cliquant sur le menu "Gestion" puis sur l'onglet "Export XLS des données" puis "Export XLS de l'OCR". Il vous suffit de saisir la période que vous souhaitez analyser, puis cliquer sur "Lancer l'export"
Cela déclenche le téléchargement d'un fichier Excel, directement dans votre barre de téléchargement (3). Le fichier comporte 2 onglets :
-
Premier onglet : "Eléments facturables"
Ici sont recensés tous les éléments qui ont été envoyés à notre prestataire d'analyse documentaire. Dès qu'un document est scanné, il est ajouté à cet onglet (que le scan soit transformé en panier, en commande ou ou bien qu'il soit abandonné).
La "Date" correspond à la date où le scan a été effectué. -
Deuxième onglet : "Commandes"
Ici ne sont recensés que les éléments qui ont été ajoutés à un panier.
Si la colonne "Référence iSYBUY" est renseignée, alors le panier a été transformé en commande.
Si la colonne "Référence iSYBUY" est vide, alors le document est toujours dans le panier (panier non transformé en commande), ou bien le panier a été supprimé.
La "Date" correspond à la date de création de la commande (ou du panier, si "Référence iSYBUY" est vide).
Remarque :
Si vous trouvez des documents en doublons dans le fichier Excel, cela signifie que que le document a été ajouté dans 2 paniers différents (2 onglets navigateurs différents par exemple), ou a été envoyé à notre prestataire plusieurs fois.
Vous avez encore d'autres questions auxquelles nous n'aurions pas pensé ? Soumettez-nous votre demande en nous écrivant à cette adresse. Merci !
Mots clés liés à l'article :
Fonctionnement - OCR - devis - location - panier - commande - gain de temps - achat