Gestion des types d'absences

Les types d'absences se gèrent depuis les pages de vos agences. Toutes celles que vous allez créer sont par défaut, visible à l'ensemble du groupe. Vous avez néanmoins la possibilité de les rendre invisible pour certaines de vos agences si vous le souhaitez.

Remarques :

Seules les personnes ayant le droit ADMIN ou ADMIN TEMPS pourront accéder à cette gestion

Au programme de cet article : 

• Où gérer les types d'absence ?
• Comprendre le fonctionnement de la pop up de gestion des absences
• Comment ajouter des nouveaux types d'absences ?

Où gérer les types d'absence ?

La première étape est d'aller dans l'onglet Agence / Société du menu Administrer. C'est dans cette page que vous pourrez gérer les différents types d'absence pour votre groupe.

Une fois sur la page Agence, cliquez sur le crayon en dessous de "Types d'absences personnalisés".

Comprendre le fonctionnement de la pop up de gestion des absences

Dans la pop up qui s'ouvre, vous avez la liste de toutes les absences qui apparaissent au niveau du groupe (1). Vous avez la possibilité de les rendre visible ou non pour les agences (2) ou même de les désactiver totalement pour tout le groupe (3). En cliquant sur le "crayon" (4) vous avez la possibilité d'effectuer des modifications sur les lignes d'absence (4), et de cocher par exemple la case "Travaillée" (5) s'il s'agit d'une absence que vous souhaitez compter comme travaillée (comme une visite médicale ou une formation, par exemple). Une seule ligne d'édition est possible, vous devez donc valider ou annuler une ligne pour pouvoir en modifier une autre.

Les deux premières colonnes de ce nouveau tableau sont essentielles dans votre nouvelle gestion des absences, en particulier la colonne "Priorité" (2) car elle vous permet de définir un ordre de priorité de vos absences et donc de pouvoir gérer des jours de congés ou RTT lorsqu'il y a des jours fériés par exemple. Si vous voulez en savoir plus à ce sujet, vous pouvez vous rendre sur l'article du centre d'aide qui traite de ce sujet.

La colonne "Ordre" (1), vous permet de définir l'ordre d'apparition des absences dans les différentes listes proposées.

Enfin vous avez une colonne "Exportable" qui permet de spécifier si l’absence va être ou non exportée dans les exports de paie des App partenaire qui sont (Silae, Payfit, Sage X3).

Si vous prenez l'exemple de l’export de Payfit, cela n’est pas intéressant d’avoir l’absence Férié car l’outil gère lui-même les fériés donc on va pouvoir dire que ce type ne s’exporte pas.​

Comment ajouter des nouveaux types d'absences ?

Vous avez la possibilité d'ajouter des nouveaux types d'absences de deux façons, soit en cliquant sur "+Ajouter" (1) soit en copiant les données via Excel (2).

Pour le premier cas, si vous avez cliqué sur le bouton "+Ajouter", une nouvelle ligne va apparaitre. Il vous suffit alors de la compléter et de cliquer sur "Valider" une fois que ça a été fait.

Si jamais vous opté pour la deuxième option, vous avez la possibilité d'exporter un fichier exemple que vous n'avez ensuite plus qu'à compléter et enfin le coller dans l'emplacement correspondant (2). Pour cela rien de plus simple, il vous suffit de cliquer sur le petit bouton avec un X au centre (3).

Vous trouverez ci-dessous l'exemple du fichier exporté.

Une fois le document compléter, faites un copier / coller de celui-ci dans la case correspondante à côté du bouton avec le X. Vous avez alors un visuel qui s'affiche afin de vérifier que tout est bon avant de valider les informations. Une fois que c'est le cas, il vous suffit de cliquer sur "Valider".

Remarque : 

Lors de l'import, si la case "Visibilité" est n'est pas coché pour cette agence, l'absence ne sera pas visible, en revanche, elle le sera pour les autres agences.

Vos ajouts d'absences ont bien été pris en compte, vous le retrouverez bien dans la liste des absences personnalisées.

 Vous avez encore d'autres questions auxquelles nous n'aurions pas pensé ? Soumettez-nous votre demande en nous écrivant à cette adresse. Merci !

Mots clés liés à l'article : 

Gestion - absence - types d'absences - ajouter - modifier - visibilité - ordre - exportable