Pose automatique d'absences – Centre d'Aide

Dans une agence, on va pouvoir définir les dates pour lesquelles tous les employés actifs vont avoir une absence directement ajouté et validée. Ceci permet de définir par exemple les jours fériés ou bien les journées de fermeture de l’entreprise.

Au programme de l'article :

Gestion de vos absences automatiques
Comment ajouter une absence automatique ?
Comment supprimer une absence automatique groupée ?
Comment supprimer une absence automatique individuelle ?
Exemple concret en vidéo

Gestion de vos absences automatiques

La première étape est d'aller dans l'onglet Projet / Agence (2) du menu Administrer (1).

Une fois dans la fiche Agence, cliquez sur "Pose automatique d'absence".

Dans la pop up qui s'ouvre, vous avez toutes les dates configurées dans un tableau qu’on peut filtrer par année (1), le résumé des absences automatiques qui ont déjà été posé (2) ainsi qu'une croix rouge qui vous permet de supprimer l'absence.

Si vous allez ensuite dans votre calendrier d'absence, vous verrez que l'ensemble des jours posés de façon automatique apparaitront de couleur rose (1). Si vous cliquez sur l'absence, vous aurez le type d'absence (2) qui vous sera précisé (férié, formation, visite médicale, etc).

Comment ajouter une absence automatique ?

Vous avez deux façons pour ajouter une absence automatique, vous pouvez soit les ajouter une par une, soit le faire en masse via un fichier Excel.

Ajout manuel d'absence automatique

Pour cette première option, il vous suffit de préciser la date (1) et le type d'absence (2) puis de cliquer sur "+Ajouter" (3).

Une pop up vous confirme alors que la pose d'absence a bien été prise en compte, la ligne apparait alors dans la liste des absences.

Ajout en masse d'absence automatique

Si vous cliquez sur le bouton "Importer / exporter" vous avez un menu déroulant qui s'affiche vous permettant de choisir l'option qui vous convient.

Si vous cliquez sur "Exporter un fichier", vous avez votre liste d'absence qui va se télécharger sur Excel. Vous n'avez plus qu'à ajouter vos absences dans les bonnes colonnes puis à enregistrer vos modifications.

Remarque :

Si la colonne "Code agence" n'est pas renseigné, l'absence sera ajouté sur celle du contexte sur lequel vous vous trouvez.
Attention, les lignes vident ou qui ne sont pas au bon format ne seront pas importés

Cliquez ensuite sur "Importer un fichier" puis sélectionnez celui qui correspond dans vos dossiers.

Vous avez alors une barre chargement qui apparait, une fois l'import terminé, vous avez un retour sur ce qui est bon et les lignes où vous avez des erreurs. Si jamais vous fermez la pop up alors que le chargement est en cours, celui-ci va alors s'effectuer en arrière plan. Vous recevrez alors un email avec le résultat de l'import une fois qu'il sera terminé.

Remarque :

L'import en masse va permettre seulement d'ajouter des absences, aucune mise à jour ou suppression peut avoir lieu.
A l'heure actuelle, vous ne pouvez pas charger d'absence automatique pour plusieurs agences en une fois, cela se fait agence par agence. Une évolution arrivera prochainement afin de vous permettre de le faire de façon groupée !

Comment supprimer une absence automatique groupée ?

Pour supprimer une absence groupée, il n'y a rien de plus simple, il vous suffit de cliquer sur la croix rouge sous l'intitulé "Action" (1). Une pop up verte apparait afin de vous avertir que le jour a bien été supprimé (2).

Remarque :

Etant une absence automatique posée pour l'ensemble de vos salariés, si vous l'effacez à ce niveau, elle sera donc effacée pour l'ensemble de vos personnels. Si vous souhaitez supprimer une absence automatique pour une seule personne, veuillez vous rendre à la section suivante !

Comment supprimer une absence automatique individuelle ?

Pour supprimer une absence automatique pour seulement l'un de vos Personnels, ils vous suffit de vous rendre au niveau de son calendrier d'absence.

Une fois que vous y êtes, cliquez sur le jour que vous souhaitez supprimer (1). Une pop up va s'ouvrir dans laquelle vous allez retrouver le type d'absence. Cliquez alors sur "supprimer la demande" (2)