Absences : la mise en place d'une Délégation
Assurez la continuité des validations pendant une absence en activant une délégation avec rétroactivité.
- Permet à un délégué de valider rétroactivement les demandes soumises avant sa nomination.
- Supprime les blocages liés aux absences dans les circuits de validation.
- Renforce la fluidité des processus critiques (commandes, factures, contrats...)
- Notifie automatiquement les parties prenantes dès l’activation de la délégation.
Modules concernés
- iBAT Achat / ISYBUY Procurement
- iBAT Temps
- iBAT Consult / ISYBUY Sourcing
Prérequis
- Le délégué doit avoir les privilèges nécessaire pour faire les même actions
- Le valideur initial doit avoir paramétré la délégation depuis son profil.
- Uniquement pour les workflows v2
Au programme de cet article :
- Accéder au menu de délégation
- Ajouter une délégation
- Visualiser le délégué dans le circuit d'approbation
- Notification du délégué
Accéder au menu de délégation
Depuis votre profil, cliquez sur le bouton Délégation si absence.
Ajouter une délégation
Cliquez sur Ajouter une délégation.
Renseignez :
-
- Le nom du délégué (1)
- La période de délégation (dates de début et de fin)(2)
- Les circuits concernés (commandes, factures, etc.)(3)
Cliquez sur Mettre à jour les délégations (5).
Vous pouvez ajouter autant de délégués que nécessaire en cliquant sur ajouter une délégation (4).
Visualiser le délégué dans le circuit d'approbation
Lorsqu’une commande nécessite validation, le circuit d’approbation affiche le nom du délégué si celui-ci est actif.
Notification au délégué
Un e-mail automatique est envoyé au délégué dès l’activation, incluant :
-
- Le nom du valideur remplacé
- La période de délégation
- Les circuits concernés
- La liste des demandes en attente (y compris rétroactives)
Impacts
- Les demandes déposées avant la nomination sont désormais accessibles au délégué pour validation.
- L’historique conserve la trace des validations faites par le délégué.
- À la fin de la délégation, les droits reviennent automatiquement au valideur initial.
Limites connues
- Le délégué ne peut valider que dans la limite des plafonds d’approbation définis pour le valideur initial.
- L’email n’est envoyé qu’à partir de la date effective de la délégation (pas avant).
FAQ
Q : Que se passe-t-il si le délégué est nommé après l’envoi des demandes ?
R : Grâce à la rétroactivité, il pourra valider toutes les demandes en attente, même celles soumises avant sa nomination.
Q : Peut-on déléguer plusieurs circuits à la fois ?
R : Oui, il est possible de sélectionner tous les types de parcours concernés lors du paramétrage.
Q : Le délégué reçoit-il une notification ?
R : Oui, un email est automatiquement envoyé avec les informations détaillées.
Mots-clés
absences, délégation, valideur, approbation, circuit d’approbation, rétroactivité, approbateur délégué, notification, email automatique
Les termes employés dans l'article ci-dessous correspondent à iSYBUY. Pour trouver des équivalences iBAT, cliquez sur ce lien.
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